Email inicjujacy kontakt z klientem. Biznesowy savoir-vivre.

8-O E-mail inicjujący to sztuka dobrego pisania 8-O

Czyli… Jak podejść do klienta by go nie urazić zanim go jeszcze nie poznaliśmy.

list inicjujacy8-O Czy warto przyłożyć się do sformułowanie pierwszego elektronicznego listu do nieznanego nam klienta? Odpowiadamy na to pytanie TAK!
E-mail inicjujący to zwykle pierwszy kontakt z osobą umiejscowioną na drugim końcu Internetu o której nic nie wiemy. Dlatego, jeżeli zależy nam na naszym wizerunku biznesowym powinniśmy nawiązać ten kontakt w sposób wykazujący nasz profesjonalizm od pierwszego momentu. Nie ważne czy jesteśmy firmą jednoosobową działającą z zacisza domowego czy milionową korporacją zatrudniającą krocie pracowników. Nasz przyszły klient tego jeszcze nie wie i może się tylko domyślać. Skoro zadał sobie trud i cośkolwiek do nas napisał (w formie krótkiego maila lub zapytania z formularza kontaktowego) należy mu odpowiedzieć zgodnie z zasadami biznesowego savoir vivre.


E-mail biznesowy

Niechlujstwo w prowadzeniu korespondencji biznesowej nie popłaca a poprawność zachowania wzbudza zaufanie do firmy i przysparza jej nowych klientów. Jednym z elementów prawidłowego postępowania w tym kierunku jest wysyłanie krótkich e-mailów inicjujących czyli z góry sformatowanych odpowiedzi na zapytania bezpośrednie.

Nigdy nie należy odpowiadać bezosobowo.

Firma jest firmą ale kontakt z klientem zawsze utrzymuje człowiek. Człowiek ma imię, nazwisko, płeć, stanowisko w firmie, telefon kontaktowy. To jest minimum  jakie powinno być zawarte w pierwszej inicjującej odpowiedzi na każde rozsądnie sformułowane zapytanie


Witaj (imię podane) (Panie… Pani… jeżeli klient podpisał się pełnym imieniem i nazwiskiem)

Uprzejmie dziękuję za zapytanie przesłane na…. (troszkę grzeczności nigdy nie zaszkodzi)

W odpowiedzi na (Twoje, Pańskie, Pani) zainteresowanie naszymi produktami uprzejmie informuję że….

Chciałbym również zwrócić uwagę na… (tu wpisujemy kilka naszych osiągnięć o których zapytywacz nawet nie wspomniał)

Jeżeli moje wyjaśnienia nie są całkowicie wyczerpujące zachęcam do ponownego kontaktu. Jestem osiągalny w godzinach biznesowych pod telefonem 666-666-666

Łączę wyrazy szacunku

Iqarius Internetowski
Owner of Internet Solutions Inc.
e-mail: Ras.In@Internets.com
gsm. 666-666-666

Internet Solution Inc.
ul. Znana 00 lok 0
00-000 Warszawa
tel. (22) 222-22-22


Podany powyżej przykład to to tylko zarys ramowy. Każdy właściciel firmy internetowej powinien mieć na swoim komputerze przygotowanych co najmniej piętnaście podobnych (ale każdy na inną okoliczność) szablonów listów inicjujących i stosować je w zależności od rodzaju maila zaczepnego jaki otrzymał. Czasem warto sensownie odpowiedzieć nawet na bardzo bezsensowne zapytanie ponieważ potencjalny klient  (o ile nie jest kompletnym idiotą) dostrzegł coś co go zainteresowało w naszym materiale i należy to wykorzystać dla zbudowania naszego profitu.

Pierwsza edycja tego artykułu na naszym portalu kwiecień 2013 r.

Dodaj komentarz

Iqarius Creation Group
Lipiec 2018

Biznesowy savoir-vivre , , ,
Copyright 2009 - 2018 © ICG. Projekt IQ-arius. Portale dla każdego.
Linki, które pokazujemy na tej stronie służą do ilustracji przykładów podanych w danym artykule. Ich aktualność była sprawdzona przez edytora.